Quản lý đơn hàng là gì? Nguyên tắc quản lý đơn hàng hiệu quả

0
139

Quản lý đơn hàng là một công tác rất quan trọng trong hoạt động phân phối của doanh nghiệp. Để quản lý đơn hàng hiệu quả chủ doanh nghiệp cần đảm bảo những thông tin gì tới các đơn vị trong chuỗi cung ứng. Vậy quản lý đơn hàng là gì? Có mấy nguyên tắc giúp quản lý đơn hàng hiệu quả.

Quản lý đơn hàng là gì?

Quản lý đơn hàng là quá trình duyệt thông tin của khách hàng từ nhà bán lẻ đến nhà phân phối hoặc ngược lại nhằm mục đích phục vụ cho nhà cung cấp và nhà sản xuất. Quá trình này cũng đồng thời duyệt thông tin về ngày giao hàng, sản phẩm thay thế và những đơn hàng thực hiện trước đó của khách hàng. Quá trình này dựa vào điện thọai và các chứng từ có liên quan như đơn hàng, đơn hàng thay đổi, bảng báo giá, hóa đơn bán hàng.

Quản lý đơn hàng là gì?
Quản lý đơn hàng là gì?

Nếu doanh nghiệp tiếp tục lực chọn quản lý đơn hàng theo truyền thống thì sẽ mất rất nhiều thời gian và chi phí cho công tác quản lý. Quá trình truyền thống còn làm cho sự di chuyển dòng dữ liệu trong hệ thống chuỗi cung ứng diễn ra chậm. Điều này ảnh hưởng rất lớn khi hệ thống chuỗi cung ứng phức tạp.

Với quá trình quản lý đơn hàng hiện đại tập trung vào kỹ thuật giúp dòng dữ liệu xung quanh đơn hàng diễn ra nhanh hơn và hiệu quả hơn.

Nguyên tắc quản lý đơn hàng hiệu quả

Có 4 nguyên tắc để doanh nghiệp quản lý đơn hàng một cách tối ưu nhất:

4 nguyên tắc để doanh nghiệp quản lý đơn hàng
4 nguyên tắc để doanh nghiệp quản lý đơn hàng

1. Tự động hóa trong xử lý đơn hàng

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đã tự động hóa quá trình quản lý đơn hàng nhằm để đối phó với những trường hợp xảy ra lỗi đơn hàng, tránh sự chồng chéo chức năng và trách nhiệm giữa các bộ phận có vai trò tiếp thị và bán hàng khi xử lý sự cố.

Ngoài ra hệ thống phải có khả năng gửi dữ liệu cần thiết cho những người ở bộ phần thích hợp do việc xử lý trường hợp ngoại lệ sẽ yêu cầu xác định những đơn hàng có vấn đề để giúp những người có liên quan tham gia giải quyết.

2. Nhập dữ liệu đơn hàng: nhất định là chỉ nhập một lần

Sao chép dữ liệu bằng các thiết bị điện tử có liên quan đến nguồn dữ liệu nếu có thể, và tránh nhập lại dữ liệu bằng tay vì dữ liệu này cần chuẩn xác để lưu thông suốt chuỗi cung ứng.

Thông thường, cách hữu ích nhất là để khách hàng tự nhập các đơn hàng vào hệ thống của công ty, sau đó hệ thống này sẽ truyền dữ liệu đến các đối tượng tham gia vào hệ thống chuỗi cung ứng và các bộ phân liên quan.

3. Đơn hàng luôn sẵn sàng phục vụ khách hàng

Nên để khách hàng theo dõi đơn hàng trong suốt giai đoạn từ đặt đơn hàng – giao cho bên phân phối – quản trị giao, dự kiến thời gian học có thể nhận được sản phẩm. Sẽ rất tốt nếu doanh nghiệp có thể giúp khách hàng theo dõi tình trạnh giao hàng của chính món hàng mình đã đặt mà không cần mất nhiều công sức mò mẫn trên các công cụ phức tạp khác nhau.

Sản phẩm luôn sẵn sàng cung cấp cho khách hàng
Sản phẩm luôn sẵn sàng cung cấp cho khách hàng

Ngoài ra, các bên liên quan như doanh nghiệp và nhà cung ứng cũng là những bên cần sát sau với thông tin về tình trạng đơn hàng này. Khi một đơn hàng gặp vấn đề thì doanh nghiệp có thể lấy thông tin đơn hàng đó để làm việc trực tiếp với các nhà cung ứng liên quan.

4. Tích hợp hệ thống đặt hàng với các bên liên quan để duy trì tính toàn vẹn của dữ liệu

Hệ thống tiếp nhận đơn đặt hàng phải có dữ liệu mô tả về sản phẩm, giá cả và các đợt giảm giá (ví dụ như trên website) để hỗ trợ khách hàng ra quyết định lựa chọn phù hợp.

Hệ thống này cần đảm bảo các thông tin trên về sản phẩm được tích hợp và đồng nhất với các hệ thống đặt hàng. Từ đó doanh nghiệp sẽ kiểm soát được dữ liệu đơn hàng từ doanh thu, trạng thái tồn kho đến kế hoạch phân phối. Khi một khách hàng bắt đầu tham khảo hàng và đặt hàng, thì đòi hỏi những thông tin sản phẩm phẩm và thông tin đặt hàng sẽ được thống nhất và tự động cập nhật vào hệ thống nhanh nhất và chính xác.

>>>> Xem thêm: Thạc sĩ Quản trị kinh doanh – Nâng bước chân nhà quản trị tới đỉnh cao nghề nghiệp

Tư vấn miễn phí

Hotline: 0934.552.189

BÌNH LUẬN

Please enter your comment!
Please enter your name here