Kỹ năng giao việc và ủy quyền cho nhà lãnh đạo

0
1980

Một trong những kỹ năng quan trọng cần thiết với mọi nhà quản lý, lãnh đạo đó là kỹ năng giao việc và ủy quyền. Giao việc là gì? Ủy quyền là gì? Nghệ thuật trong giao việc và ủy quyền như thế nào? Những thông tin dưới đây sẽ giúp bạn giải đáp thắc mắc này. 

Giao việc và ủy quyền là gì?

Giao việc là trao cho tổ chức, nhân viên thẩm quyền và các nguồn lực để thwucj hiệ lâu dài một nhiệm vụ công tác. Khi được giao việc, tổ chức và cấp dưới có thẩm quyền và trách nhiệm thực hiện công việc được phân cấp và báo cáo với nhà quản lý, lãnh đạo cấp trên.

giao việc và ủy quyền
Giao việc và ủy quyền là một kỹ năng quan trọng của nhà quản lý

Ủy quyền là một người (người ủy quyền) giao cho một người khác (là người được ủy quyền) thay mặt giải quyết công việc. Khi cấp trên ủy quyền cho cấp dưới, không nhất thiết phải có chữ kỹ của người nhận ủy quyền bởi nó sẽ làm giảm đi “uy lực” ủy quyền của cấp trên, thậm chí mất đi tính mệnh lệnh trong quản lý. Tuy nhiên, nếu việc ủy quyền giao cho nhiều người thực hiện với nhiều loại công việc khác nhau mà tính mệnh lệnh không cần cao, muốn để hiệu quả và dễ quy trách nhiệm, nên có phần chữ ký của người nhận ủy quyền trong giấy ủy quyền.

Sự khác nhau giữa ủy quyền và giao việc

Giữa giao việc và ủy quyền có sự khác nhau nhất định. Giao việc mang tính chất giao nhiệm vụ cho nhân viên lâu dài. Trong khi đó, ủy quyền thường mang tính tạm thời, giao nhiệm vụ và trách nhiệm quyền hạn và nguồn lực cần thiết để thực hiện công việc đó trong một khoảng thời gian xác định. Sau khi hoàn thành công việc và khoảng thời gian đã ủy quyền, thẩm quyền đương nhiên quay trở lại với người ủy quyền, người đã được ủy quyền không được sử dụng thẩm quyền đó nữa.

Nghệ thuật giao việc và ủy quyền cho nhà quản lý, lãnh đạo

Giao việc và ủy quyền không đơn giản là những nguyên tắc cứng nhắc được áp dụng mà đó còn là một nghệ thuật mà mỗi nhà quản lý cần phải có. Dưới đây là 10 điều đáng quan tâm nhất với một nhà quản lý khi giao việc và ủy quyền.

1. Hãy chứng tỏ bạn luôn coi trọng nhân viên

Sự quan tâm của bạn đến mọi người được thể hiện qua tất cả hành động và lời nói của bạn. Sự thể hiện trên nét mặt, ngôn ngữ cử chỉ và lời nói diễn tả bạn đang nghĩ gì khi tiếp xúc với nhân viên. Mục tiêu của bạn là phải thể hiện bạn luôn đánh giá cao giá trị của mỗi nhân viên. Không kể đến nhân viên đang thực hiện công việc như thế nào, việc bạn tôn trọng nhân viên sẽ làm nhân viên không nản chí với công việc.

2. Chia sẻ tầm nhìn lãnh đạo với nhân viên

Tạo cho nhân viên thấy bạn có khả năng làm việc cao hơn khả năng hiện có của họ. Thực hiện điều này bằng cách cho nhân viên hiểu rõ và có thể tiếp cận được các nhiệm vụ, tầm nhìn và kế hoạch chiến lược chung của công ty.

tố chất của nhà lãnh đạo
Nhà quản lý phải giúp nhân viên hiểu rõ những mục tiêu, chiến lược của công ty

3. Chia sẻ mục tiêu và phương hướng

Chia sẻ những mục tiêu và phương hướng quan trọng nhất cho đội nhóm. Chia sẻ những công việc đang thực hiện cho nhân viên và những kết quả sẽ đạt được với những nhân viên có trách nhiệm hoàn thành công việc cho kết quả đó.

4. Tin tưởng nhân viên

Luôn tin tưởng nhân viên có thể thực hiện tốt công việc, đưa ra các quyết định đúng và thực hiện những lựa chọn đúng. Có niềm tin ở nhân viên, bạn sẽ đạt được hiệu quả khi giao việc và ủy quyền.

5. Cung cấp thông tin để đưa ra quyết định

Hãy chắc chắn rằng bạn cho nhân viên tiếp cận tất cả những thông tin họ cần để giúp nhân viên đưa ra quyết định đúng đắn.

6. Phân quyền cho nhân viên không chỉ là phân công nhiều công việc hơn

Không chỉ phân công thêm những công việc khó khăn cho nhân viên mà bạn cũng phải phân công một số việc dễ dàng thực hiện. Ủy quyền cho nhân viên tham gia vào các cuộc họp quan trọng mà những cuộc họp này sẽ ảnh hưởng đến sự phát triển sản phẩm và đưa ra những quyết định quan trọng cho công ty. Bạn cũng nên cho nhân viên tham gia vào các dự án quan trọng mà các khách hàng quan tâm, nhân viên sẽ nhanh chóng trưởng thành và phát triển thêm nhiều kỹ năng mới. Công việc của bạn sẽ được san sẻ bớt, nhờ vậy bạn tập trung vào những chuyên môn của riêng bạn.

7. Đưa ra các phản hồi thường xuyên cho nhân viên

Đưa ra những phản hồi thường xuyên giúp nhân viên biết họ đang làm việc như thế nào. Đôi khi những phần thưởng và ghi nhận của bạn cũng là những phản hồi tích cực đối với nhân viên. Nên đưa ra những phản hồi có tính xấy dựng để có thể giúp nhân viên tiếp tục phát triển kiến thức và kỹ năng cần thiết cho công việc.

8. Giải quyết vấn đề, đừng đổ trút mọi vấn đề lên nhân viên

Khi có vấn đề xảy ra, hãy tìm hiểu điều gì xảy ra trong hệ thống công việc làm nhân viên thực hiện công việc không tốt thay vì đi tìm ra nhân viên nào đó gây nên lỗi. Tìm ra đúng nguyên nhân gây ra các vấn đề, từ đó đưa ra các giải pháp giải quyết vấn đề thích hợp.

ky nang giao viec
Lắng nghe chia sẻ của nhân viên là điều nên làm trong kỹ năng giao việc và ủy quyền

9. Lắng nghe để học hỏi và đặt các câu hỏi để hướng dẫn nhân viên làm việc

Hãy là người biết lắng nghe nhân viên và biết đặt ra những câu hỏi vào lúc thích hợp để hướng dẫn nhân viên thực hiện công việc. Bạn nên hướng dẫn bằng cách đặt câu hỏi thay vì chỉ rõ cách thực hiện công việc đó như thế nào. Khi một nhân viên gặp bạn để nhờ giải quyết những vấn đề khó khăn, bạn hãy hỏi:”Anh/chị nên làm gì để giải quyết vấn đề này?” hay “Những bước mà anh/chị đề nghĩ để giải quyết tình huống này là gì?”. Nhờ đó nhân viên hiểu rõ được những tình huống và sẽ giải quyết vấn đề theo hướng bạn gợi ý.

10. Giúp nhân viên cảm thấy họ đáng được thưởng và công nhận khi được trao quyền

Khi nhân viên cảm thấy họ không được đền bù xứng đáng, không có được vị trí phù hợp với những trách nhiệm mà họ đã làm, không được ghi nhận những đóng góp hay không được đánh giá đúng, bạn đừng mong có kết quả tốt khi giao việc và ủy quyền cho nhân viên. Những nhu cầu cơ bản của nhân viên phải được đáp ứng, như thế nhân viên mới có thể nỗ lực tự động đầu tư vào công việc một cách hiệu quả nhất.

BÌNH LUẬN

Please enter your comment!
Please enter your name here